Beschrijving van o3Spaces door Dmitri Popov, een freelance schrijver.

Bij de zelfstandige kantooroplossing OpenOffice.org ontbreekt een back-end oplossing vergelijkbaar met Microsoft Office SharePoint, de software welke de kantooroplossing integreert in een documentsamenwerkings en -management omgeving. Zeker zijn er applicaties die zowel versie-controle als gebruikersbeheer controleren maar tot nu toe geen naadloze integratie met OpenOffice.org verzorgen op een gebruikersvriendelijke wijze.

Nu heeft een Nederlandse ontwikkelaar O3Spaces uitgebracht, een geïntegreerde samenwerkings- en documentbeheerapplicatie voor werkgroepen en die gebruik maken van OpenOffice.org of de commerciële versie StarOffice.

Ik heb een analyse gemaakt van deze nieuwe oplossing. De evaluatieversie van O3Spaces wordt geleverd als een keurige VMware virtuele server, wat het extra eenvoudig maakt gezien de tijd die het zou kosten om alle componenenten handmatig te configureren. O3Spaces is geschreven in Java en gebaseerd op de Tomcat/PostgreSQL stack.

O3Spaces bestaat uit 2 hoofdcomponenten:
- een Web-based interface welke gebruikers toegang biedt tot alle O3Spaces mogelijkheden.
- een bureaubladoptie genaamd Workplace Assistant welke zich gedraagt als een verbinding tussen OpenOffice.org and O3Spaces. De zeer slim ontworpen Web-interface van de applicatie helpt om de meervoudige mogelijkheden binnen handbereik te houden.

Het sleutelconcept van O3Spaces is een werkruimte inclusief archief gecreëerd voor een speciale opdracht of project. Behalve documenten bevat de werkruimte samenwerkingsbenodigdheden zoals een kalender om teamschema's bij te houden en een dicussieforum waar teamleden met elkaar kunnen communiceren. Gebruikmakend van het werkruimtemenu in the navigatiebalk kan men snel wisselen tussen de verschillende werkruimten. De navigatiebalk biedt ook de mogelijkheid aan gebruikers om snel te schakelen om documenten te localiseren en gelijktijdig te discusiëren binnen een bepaalde werkruimte.

O3Spaces' Web-interface maakt het middels tab's tevens mogelijk om meerdere locaties en pagina's te beheren. Ten behoeve van de overzichtelijkheid maakt O3Spaces gebruik van spacelets in de vorm van containers welke een specifieke inhoud bevatten (e.g. documents and files in the given workspace) of verwijzingen welke toegang verschaffen tot bv. een kalender, tekst en publicaties.. De hoofdpagina bijvoorbeeld kan verwijzingen bevatten naar de recent gewijzigde documenten, versies, teamleden, en kalenderitems. Men kan tabs voor toegevoegde pagina's in de werkruimte creëren. Men kan tabs creëren voor toegevoegde pagina's binnen de werkruimte en de pagina's met spacelets vullen. Op een typische Web- 2.0 wijze, kan men spacelets herindelen op de pagina middels "drag and drop". Met gebruik van de webinterface kan men bestanden en documenten beheren zoals dat mogelijk is met een conventionele filemanager zoals met de cut-, copy- en paste-optie, mappen en bestanden verplaatsen, en documenten in- en uitchecken.

Zoals men mag verwachten, beschikt O3Spaces over een krachtige indexing- en zoekfunctie. Gebruikmakend hiervan kan men zoeken in documenten(inclusief PDF-files) en documentversies, discussies en aantekeningen bekijken..

The Workplace Assistant utility doet drie dingen:
- het biedt de mogelijkheid snel naar andere werkruimtes direct vanaf het bureaublad.
- gedraagt zich als een link tussen O3Spaces and OpenOffice.org
- het biedt tevens real-time notificatie om op de hoogte gehouden te worden van mutaties binnen de werkruimte.

De allerbelangrijkste optie van of O3Spaces is ongetwijfeld de integratie met OpenOffice.org/StarOffice middels een plugin voor de Office software. The Workplace Assistant biedt de mogelijkheid om de plugin snel te configureren om vervolgens de mogelijkheid te bieden om documenten te bewerken welke zijn opgeslagen in de werkruimte direct vanuit OpenOffice.org. Het is zelfs zo dat alle acties kunnen worden uitgevoerd zonder gebruik te maken van de web-interface. Bijvoorbeeld, als men een document opent om te bewerken zal het door de assistent automatisch worden uitgecheckt.Na bewerking zal het document weer worden ingechecked.Het is zelfs zo dat O3Spaces van elke bewerkingssessie een aparte versie creëert.Terwijl de Workplace Assistant actief is kan men zelfs een document openen via de web-interface direct in OpenOffice.org.

O3Spaces ondersteunt tevens Microsoft Office documentformaten hetgeen een belangrijke voorwaarde is voor werkgroepen en bedrijven die zgn. "compatible" dienen te zijn met de rest van de wereld.

O3Spaces studio maakt onderhouds- en administratieve taken erg eenvoudig. Het hoofdscherm van O3Spaces Studio biedt toegang tot de essentiële administratieve mogelijkheden zoals bedrijfsmanagement waarbij de administrator bedrijfprofielen kan toevoegen, bewerken en verwijderen; Werkruimtemanagement; Gebruikersmanagement en Werkplekgereedschappen bieden de mogelijkheid om servers and backups te beheren.

O3Spaces is beschikbaar in drie uitvoeringen:
- On Demand
- Professional
- Open.
De eerste twee zijn edities waarbij betaald wordt voor de hostingfaciliteiten en de derde is de OpenSource versie.

Conclusie:
O3Spaces ziet er indrukwekkend uit. Het biedt een doordachte en zeer gebruikersvriendelijke interface, naadloze integratie met OpenOffice.org en StarOffice en biedt alle opties die de meeste bedrijven nodig hebben om documenten in samenwerkingsverbanden op een effectieve wijze te beheren. O3spaces is het perfecte alternatief voor Microsoft Office voor het MKB en werkgroepen.

Dmitri Popov is een freelance schrijver wiens artikelen reeds zijn verschenen in Russische, Britse, Duitse, and Deense computertijdschriften.